Seguro que has escuchado: me faltan horas en el día para hacer cosas, no consigo organizarme, o necesitaría un día de 48 horas. ¿Te sientes identificado con esto? 

Es curioso que en una sociedad en la que parece más sencillo hacer más cosas en menor tiempo, resulte complicado aprovechar al máximo el tiempo, y organizarse mucho mejor. 

Los ladrones de tiempo son esa suma de acciones o herramientas obsoletas que nos restan horas de trabajo efectivo. Además, a lo largo del día surgen imprevistos que necesitan de soluciones rápidas pero que tendrán difícil arreglo si contamos con las herramientas inadecuadas. Detectar a los “ladrones de tiempo” nos ayudará a combatirlos y a saber por dónde tenemos que atacarlos. Sobre esta situación es necesario actuar para evitar que el tiempo se escape de manera tan improductiva. La ventaja de ser el responsable es que tienes la capacidad de actuar para corregir tu conducta y evitar estas pérdidas de tiempo en futuras ocasiones.

Es curioso que todos tengamos 24 horas al día, y algunos hagan una mejor gestión que otros de este tiempo. Quizá sea el momento de reconocer todo aquello que nos impide mejorar nuestra propia gestión, y enmendarlo para conseguir hacer todo aquello que nos proponemos diariamente.

Algunos de estos ladrones vienen del exterior y otros los generamos nosotros mismos. Algunos son evidentes y otros pasan inadvertidos, nos quitan unos minutos cada vez, que al final de la semana se convierten en horas. En cualquier caso, conocerlos y detectarlos es el primer paso para erradicarlos:

  • Objetivos confusos: Si no tienes claros tus objetivos, no podrás definir el trabajo a realizar ni planificar adecuadamente. Además, las prioridades cambiarán constantemente y generarán conflictos. Define claramente tus objetivos a corto, medio y largo plazo, y hazlo periódicamente. Separa lo importante de lo urgente.
  • Falta de organización: Cuando no tienes una buena organización, el tiempo se escapa por todas partes, pierdes tiempo en decidir cuál es la tarea siguiente; dejas actividades a medias para atender otras que vencen antes, olvidas plazos y las tareas pendientes se convierten en urgencias. Lo mejor es dedicar cada día un tiempo a la planificación y seguimiento de actividades. Para neutralizar estos ladrones de tiempo, la agenda se convierte en una herramienta imprescindible para garantizar que lo tienes todo controlado.
  • Correo, redes sociales y mensajería instantánea: Pueden ser otra clase de interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirás notificaciones, irás a verlas y querrás contestar. Ciérralo todo y planifica de 2 a 4 momentos al día en los que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimina los correos que no necesites.
  • Procrastinar: Si aplazas de manera habitual las tareas que no te gustan estás tirando piedras contra tu tejado. Sabes que esas tareas no van a desaparecer; aplazando solo consigues que se conviertan en urgencias más adelante. Además, tener estas tareas pendientes, afecta a tu estado de ánimo; hace que te sientas culpable por no hacerlas y genera estrés. Para evitarlo, debes ser firme con tus obligaciones y cumplir con las tareas que te has propuesto. En este post te cuento algunas estrategias para vencer la procrastinación.
  • No delegar y no saber decir “no”: Estas dos conductas te roban mucho tiempo y energía. Cuando no delegas algunas de tus tareas y pretendes hacerlo todo, te sobrecargas y te quedas sin tiempo para las tareas que son verdaderamente importantes. Recuerda que hay cosas que otros pueden hacer mejor, más rápido y con menos coste que tú. Si reduces estos dos ladrones de tiempo, tu productividad te lo agradecerá.
  • Los hábitos multitarea: Saltar de un tema a otro no sólo resta energía sino también eficacia. No empiecen una tarea si no has acabado la anterior.

Ahora que conoces mejor estos ladrones de tiempo, seguro que eres más consciente de la cantidad de tiempo que te hacen perder. Es buena idea que reflexiones sobre tu día a día para identificar otros ladrones de tiempo que te estén afectando.

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